مهندس شکوفه شهیدی | فعال در حوزه بازاریابی و کسب و کار

.

4. ندادن زمان کافی به مخاطب برای درک مطلب:باید پس از بیان هر موضوع به شنونده فرصت دهید تا فکر کند و منظور شما را درک کند.

5. استفاده از جملات بلند که چند موضوع را در خود جای داده شنونده را گیج میکند.

6. بی توجهی به عجله، خواب آلودگی، شدت هیجان و ... شنونده، ارتباط را قطع خواهد کرد.

7. ندادن فرصت حرف زدن به مخاطب:اگر فقط شما حرف بزنید و فرصت اظهار نظر به مخاطب ندهید، او خسته شده و پس از مدتی به حرف شما گوش نمیدهد

8. فشارها یا تاکیدهای بیجا در کلام:این کار میتواند معنی کلام را تغییر داده و باعث سوء تفاهم شود.

9. پراکنده گویی:از این شاخه به آن شاخه پریدن باعث میشود شنونده  سررشته ی کلام را گم کرده و عکس العمل مناسب را نشان ندهد.

10. گفتارهای ناخوشایند:مسخره کردن، انتقادهای تند، سرزنش و بی احترامی موجب ناراحتی و حالت تدافعی در شنونده میشود. (مثلا به جای چقدر گیج هستی بگویید بهتر است بیشتر دقت کنی)

11. ضعف اطلاعات:اظهار نظر با اطلاعات ناکافی باعث میشود شنونده احساس ناخوشایندی پیدا کند زیرا منظور خود را نرسانده اید.

12. نشناختن خصوصیات و توانایی های مخاطب:بحث با صدای بلند برای بعضی از افراد آزاردهنده است. بحث طولانی یا سنگین با کودک یا مسن خسته کننده است.

13. مشخص و واضح نبودن منظور و خواسته اصلی:گاهی شنونده نمیفهمد شما چه میخواهید، پس قبل از حرف زدن مشخص کنید چه منظوری دارید، چه میخواهید و چه مطلبی را باید منتقل کنید.

14. زود عصبانی شدن و از کوره در رفتن:فرد با شنیدن انتقاد زود عصبانی میشود و در کلام خود نمیتواند منظور اصلی را منتقل کند و یا حرف های نابه جایی میزند.

15. زود قضاوت کردن:قضاوت زود هنگام و بدون تفکر و فهمیدن علت اصلی عمل موجب ناراحتی و عکس العمل و قطع ارتباط میشود.

16. ثابت و دائمی دیدن یک ایراد:استفاده از واژه هایی مانند هیچ وقت، همیشه، هرگزو...، صفتی دائمی را به طرف مقابل نسبت میدهد که مخاطب را ضمن حالت تدافعی، از مذاکرده فراری میدهد.

17. امرکردن و تحمیل راه حل ها و نظرها:این کار موجب کلافگی و بی حوصلگی شنونده و یا عدم مسئولیت پذیری در قبال عمل انجام شده میشود.

18. ترساندن و تهدید کردن:این امر سبب ایجاد حسی ناخوشایند و فکر فرار و خاتمه دادن گفتگو در شنونده میگردد. (مانند: دفعه ی آخرت باه، دیگه نبینم! )

19. پرسش های زیاد و نابه جا:این موضوع حالت بازجویی داشته و شنونده را تحت فشار میگذارد و موجب تمایل به قطع کلام و فرار از موقعیت در شنونده میشود.. (مانند: کجا بودی؟ با کی بودی؟ )

20. افکار منفی: افکار منفی در مورد خود و یا دیگران سبب عدم موفقیت در رساندن مطلب می گردد. (مانند: نمیتونم منظورمو برسونم و یا آنها درک ندارند). تفکر منفی یاعث پیش داوری و قضاوت نادرست شده و راه حل های صحیح را از شما مخفی میکند و برعکس، تفکر مثبت باعث تغییر رفتار دیگران و حتی پیشگام شدن در انجام راه حل شما میشود.

21. انتقاد:تقریبا همه از شنیدن انتقاد متنفر هستند، ضعف در بیان انتقاد، حتی اگر به جا باشد موجب ناراحتی و رنجش مخاطب میگردد و عدم پذیرش را به دنبال دارد. خودتان مایلید به چه صورت از شما انتقاد شود؟ اگر زحمت طراحی یک انتقاد خوب را به خود نداده اید خود را برای روبه رویی با نتایج ناخوشایند آن آماده کنید.

22. مقایسه کردن مخاطبان با یکدیگر:این یکی از خطاهای مهم است که هر زمان در مکالمه با طرف مقابل به کار ببرید، چه فرزندتان باشد یا هر یک از اعضای خانواده، حتما دچار عواقب منفی آن خواهید شد چون مقایسه هر فرد با شخص دیگر به معنی کوچک شمردن اوست و با این کار نباید منتظر ادامه یافتن ارتباط موثر با وی باشید.

خطاهای مربوط به شنوندگی:

ابتدا باید بدانیم شنیدن با گوش دادن تفاوت دارد. مثلا ما صدای باد یا رادیو را میشنویم اما وقتی پس از شنیدن، ذهن فعالیت میکند تا مفهوم کلام را دریابید، به آن گوش دادن گفته میشود. بنابراین گوش دادنفعال یا موثر، شنیدنی است توام با فهمیدن که موجب درک و فهم منظور گوینده خواهد شد

خطاهای شنونده:

1. هیچ کس نمیتواند برای هر حرفی، یک شنونده ی فعال باشد.اگر بی حوصله یا بی علاقه هستید و یا عجله دارید، شنونده یفعالی نیستید.

2. فکر کردن به جواب باعث میشود که از حالت گوش دادن فعال خارج شویم، مثل زمانی که عجله داریم زودتر جواب دهیم تا مخاطب احساس دانایی نکند یا میخواهیم با پند و نصیحت مخاطب را قانع کنیم.

3.توجه به ظاهر گوینده و ایرادهای کلام گوینده ممکن است ذهن ما را منحرف کند پس برای جلوگیری بهتر است نکات و مطالب و خواسته های مخاطب را در ذهن خود خلاصه کنیم.

4. رویاپردازی یا بازی کردن و یا وررفتن با یک وسیله مثل خودکار، ذهن شنونده و گوینده را منحرف میکند.

5. حدس زدن ادامه ی مطالب گوینده به جای گوش دادن به ادامه ی مطالب به دلیل عجول بودن، باهوش بودن یا عصبانیت موجب قطع ارتباط کلامی شده و این حدس میتواند اشتباه باشد.

6. پیش داوری، قضاوت قبل از اتمام سخنان گوینده، احتمال خطا در درک مقصود او را در پی خواهد داشت.

7. قطع کردن صحبت گوینده که به دلیل بی حوصلگی، آگاه تر دانستن خود و یا چلوگیری از فراموش کردن مطالب خود، رخ میدهد و مانع درک منظور گوینده میشود. مطالب خود را یاداشت کنید و صبور باشید.

8. تصور حمله، انتقاد و تمسخر، مخاطب را به دفاع از خود و یافتن جملات دندان شکن وا میدارد.

9. شناخت حالات طبیعی و زبان بدن گوینده هنگام حرف زدن مانع از حواس پرتی و قضاوت نابه جا میشود، مثل برخورد با یک فرد عبوس که اخم او نشان از دلخوری نیست.

10. سکوت بی جا و بی تحرکی نشانه ی بی توجهی و در فکر فرو رفتن است و موجب دلسردی گوینده میشود. نگاه به چشمان، تکان دادن سر و لبخند، مشوق گوینده است.

11. قبل از قضاوت یا نصیحت، ابتدا حالت و موقعیت گوینده را درک نمایید و اگر وی را درک نکردید تظاهر نکنید شاید سوت بهتر باشد. اگر کسی عصبانی است نگویید چرا عربده میکشی یا چرا دیوانه شده ای. در غیر این صورت ارتباط قطع میشود.

12. انتقاد ناپذیری: ناتوانی در گوش دادن به انتقاد یا حرف های مخالف موجب حالت تدافعی و تظاهر به گوش دادن میشود و شنوده به میل خود برداشت میکند و شنونده فعال نمی باشد و ارتباط قطع میشود. در این صورت بهتر ایت مودبانه به گفتگو خاتمه دهید.

13. شوخی، نکته پراکنی و لودگی جهت اصلی بحث را منحرف میکند و موجب ناراحتی میشود مگر اینکه شنونده نخواهد بحث ادامه یابد.

14. نباید فقط برای نفع شخصی خود، فعالانه گوش دهید. پس اگر لازم است با گوش دادن فعال، گوینده را یاری کنید به هدفش برسد و فایده لازم را ببرد.

15. گذشته و دیدگاه های قبلی خود را در هنگام گوش دادن از گوینده کنار بگذاری و ذهنتان را آزاد کنید.

16. اشتیاق برای شنیدن به منظور حرف نزدن و یا اظهار نظر نکردن، گوش دادن فعال نیست و مطالب گوینده درک نمیشود.

17. زود عصبانی شدن و نداشتن تحمل شنیدن نظرات مخالف ارتباط را برهم میزند و گوینده نیز نمیتواند راحت حرف بزند. همچنین به گوینده القا میکند که دیگر ادامه ندهد. کسی که زودتر عصبانی میشود حتما ضرر میکند. کمی حق دادن به گوینده و تنفس عمیق و عدم تمرکز روی لغات گوینده به حفظ خونسردی کمک میکند.

18. کسانی که تجارب قابل توجهی داشته و با سوژه های مختلفی روبه رو شده اند و با کتاب های روانشناسی یا رمان های جنایی بیشتر خوانده اند، بیشتر از دیگران نسبت به اینکه سایرین اکنون چه فکری میکنند یا چه احساسی نسبت به موضوعات مختلف دارند دچار ذهن خوانی میشوند.

ایرادات مربوط به موقعیت گفتگو:

1. احتمال شنیدن همه مطالب مطابق نظر گوینده در مکان پر سر و صدا میسر نیست. مثلا در فضایی که صدای تلویزیون یا تردد وسایل نقلیه زیاد است، مخاطب نمیتواند منظور دقیق و احساس شما را درک کند. پس اگر مطلب مهمی را میخواهید باکسی در میان بگذارید، صبر کنید تا موقعیت مناسب فراهم شود.

2. چنانچه چیدمان صندلی ها و یا طرز نشستن به گونه ای باشد که امکان دیدن گوینده و شنونده فراهم نباشد، مانع برقراری ارتباط کلامی صحیح می گردد.

3. عوامل محیطی مانند تزئین خاص محیط، تردد افراد، مکالمات جالب تر افراد در نزدیکی شما و .. از عوامل محرک برای پرت شدن حواس گوینده و شنونده می باشد.

4. قرار گرفتن در معرض شرایط ناماسعد جوی از قبیل سرما و گرما، رطوبت و خشکی، وزش باد، آفتاب یا سایه، میتواند مانع برقراری ارتباط کلامی مناسب گردد. مثلا زمانی که شما از گرمای زیاد عرق میریزید نمیتوانید ارتباط موثری برقرار کنید.

چگونه با ایرادات مربوط به موقعیت گفتگو روبه رو شویم؟

1. اگر موقعیت گفتگو را خودتان فراهم کرده اید -مثلا در خانه خودتان یا جاییکه امکان اعمال اراده ی شما فراهم است- تلاش کنید محیط را تا حد امکان مناسب کنید. –مثلا میتوانید پنجره را ببندید، صدای تلویزیون را کم کنید یا تلفن را در حالت بی صدا قرار دهید.-

2. اگر امکان تغییر شرایط میسر نیست و از طرفی موقعیت فعلی دیگر تکرار نمیشود و یا برایتان خیلی مهم است، ناچارید وضعیت فعلی را بپذیرید. اما چون عوامل مزاحم را می شناسید و میدانید با پذیرش آنها، تحمل آن وضعیت برای شما راحت تر خواهد شد.

3. اگر امکان مناسب سازی موقعیت گفتگو وجود ندارد مثلا نمیتوان آلودگی صوتی را کم کردیا جلوی تردد را گرفت، بهتر است سعی کنید قرار ملاقات را به زمانی دیگر موکول کنید زیرا در فرصت بعدی امکان شکل گیری ارتباط موثر و دستیابی به اهداف بیشتر خواهد بود وگرنه سوء تفاهم به ضرر شما می باشد.

راه های تقویت ارتباط کلامی

1. قبل از شروع هر مکالمه ای به این پرسش ها پاسخ دهید:

چه چیزی را میخواهم بگویم؟ هدفم از گفتن چیست؟ به چه کسی باید بگویم؟ اگر نگویم چه میشود؟ چقدر زمان دارم؟ آیا این موقعیت مناسب است؟ چگونه بگویم اثر بخش تر است؟ آیا موقعی برای شنیدن مناسب است؟

2. سعی کنید به حرف زدن دیگران توجه کنید و ببینید کدامیک از ویژگی های گوینده خوب را دارند و تا چه اندازه شما میتوانید از این ویژگی ها برای بهتر حرف زدن خود استفاده کنید. مثلا اگر لحن و آهنگ کلام فردی شما را جذب میکند سعی کنید از این تکنیک شما هم استفاده کنید.

3. به حالت ها و واکنش های افرادی که در حالت شنوندگی هستند توجه کنید. هنگام گوش دادن چه میکنید؟ کارهای آن ها را با اطلاعاتی که به دست آورده اید مقایسه کنید. آیا تظاهر میکنند؟ آیا کار اشتباهی انجام میدهند؟ آیا واکنش آنها درست است؟ چه جنبه هایی از اقدامات آنها برای شما قابل یادگیری است؟

4. کشف زبان بدن مخاطب در مذاکره

فشار دادن بینی با انگشتان دست، به همراه بستن چشم ها، تمایل سر به پایین، این عمل نشانه ی مشغولیت فکری شدید، احتمال نگرانی در مورد تصمیمی که می بایست گرفت یا اعلان نوعی کشمکش درونی است. قرار دادن پا به روی یک شیء، القای حاکمیت یا مالکیت نسبت به آن است.

5. هنگام مطالعه یا هر جایی که مطلب خوبی مشاهده کردید سعی کنید به طرز بیان نویسنده برای تفهیم مطالبش توجه کنید و ببینید از چه واژه هایی برای بیان شیواتر استفاده کرده و یا چگونه منظور خود را بیان نموده است. جملات خوب را یادداشت کنید تا به موقع از آنها استفاده کنید.

6. یکی از دلایل موفقیت افراد در روابط اجتمکاعی، مهارت گفتاری آنها است. این افراد از دامنه لغات بیشتر، متنوع تر و زیباتری در برقراری ارتباط استفاده میکنند که این توانایی نتیجه مطالعه کردن است. مطالعه، اطلاعات شما را بالا برده و به شضما برای باز کردن سر صحبت با دیگران اعتماد بع نفس بیشتری میبخشد.

7. تمرین حرف زدن

از موضوع های ساده و کوچک برای تمرین حرف زدن موثر استفاده کنید و هرگاه در بیان موضوع های ساده و کوچک مهارت پیدا کردید به موضوع های مهم تر و پیچیده تر بپردازید. مثال: خواندن یک خبر مهم برای دیگران یا توصیف یک منظره یا واقعه جالب برای دیگران

8. گاهی موضوعی را برای خود بیان کنید و صدا خود را ضبط کنید تا نسبت به لحن بیان خود آگاه شوید و بتوانید آن را تصحیح کنید

9. آمادگی قبلی برای حرف زدن

سخنان خود را از پیش آماده کنید و جلوی آیینه یا دوست نزدیک خود بازگو کنید تا اشکالات آن را دریابید

10. سعی کنید بعضی مطالب را که میخوانید به صورت خلاصه برای دوستان نزدیک یا کسانی که با آنها رودربایستی ندارید توضیح دهید و ببینید میتوانید منظورتان را برسانید؟

11. از دوستان و خانواده در مورد نقاط قابل بهبود خود نظرخواهی کنید.

12. همواره به محل نشستن و موقعیت خود و شنونده خود دقت کنید ا از راحتی کافی برخوردار باشید. ناراحتی محل نشستن، تمرکز را از گوینده و شنونده میگیرد.

13. تفریح و استراحت کافی نقش به سزایی در ایجاد آرامش کافی در نقش گوینده یا شنونده موفق ایفا خواهد کرد.

14. با ورزش و تنرین تنفس درست، توانایی جسمی خود را برای راحت تر حرف زدن به طور غیر مستقیم تقویت کنید.

15. پذیرش اینکه شما حق دارید حرف بزنید

ضعف در برقراری ارتباط کلامی موجب ترجیح گوینده به سکوت و عدم ابراز نقطه نظرات میشود. البته گفتنی است که هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد.

16. شما حق دارید به بعضی حرف ها را گوش ندهید. حرف هایی که احساسات شما را تحریک میکنند نشنیده بگیرد تا درست بتوانید تصمیم گیری کنید. بخشی از حرف های یک فرد عصبانی اصلا نیازی به گوش دادن ندارد چون باعث میشود حالت احساسی او به شما هم سرایت کند.

17. شما حق دارید به بعضی پیشنهاده نه بگویید. نه گفتن یعنی توانایی بیان مخالفت با آنچه نمیخواهیم، نمیتوانیم، نباید یا نمی پسندیم که انجام دهیم. با تمرین نه گفتن به جا، میتوانید از سخن های نامربوط، طولانی و خسته کننده یا گوش دادن های بیجا پیشگیری کنید. نه گفتن به جا ویژگی افراد موفق است.

18. انسان ها باهم فرق دارند. هیچ دو انسانی شبیه هم نیستند. تفاوت ها را بپذیرید و توقعات خود را تعدیل کنید. زیاد سخت نگیرید و صبورتر باشید.

19. قرار نیست همه از حرف های شما خوششان بیاید. در هر جمعی کسانی هستند که به دلایل گوناگون حرف های شما برایشان شنیدنی نیست. این یک امر عادی است.

مختصری در رابطه با رعایت آداب و معاشرت در کار

* کفش چرم ساده بند دار برای آقایان

* کفش ساده 4 تا 8 سانت برای خانم ها

* جوراب ها برای آقایان باید رنگ شلوار یا کفش باشد.

* برای خانم ها جوراب نازک

* کفش ها باید جلو گرد باشد.

* کفش های جلو باز و نوک تیز اکیدا ممنوع

* لباس رسمی باید رنگش تیره (ترجیحا سورمه ای یا طوسی) باشد.

* برای آقایان کت و شلوار تک دکمه یا دو دکمه و یک رنگ. وقتی ایستاده هستند، دکمه ها بسته و هنگام نشستن دکمه ها باید باز شوند.

* خانم ها باید مانتو و شلوار پارچه ای بپوشند
* پیراهن زیر لباس آقایان باید ساده باشد.

* چاک پشت کت  یکی یا دوتا باشد.

* کیف یک بیزینس مَن باید دست چپش باشد.

* هنگام نشستن، کیف را روی پا یا میز نگذارد، بلکه روی زمین یا صندلی بغل بگذارید.

* پوشیدن تی شرت و پیراهن های طرح دار ممنوع است.

* رسمی ترین پوشش سر برای خانم ها مقنعه و روسری است. شال ممنوع است.

* دُم روسری را باید داخل لباس کرد.

* کفش بهتر است با شلوار ست باشد.

* کفش و کیف و کمربند نیز ست باشد بسیار خوب است.

* بهتر است آقایان دو جفت کفش مشکی و قهوه ای داشته باشند تا با لباس هایشان ست کنند.

* همیشه مودب باشید. هیچ گاه از الفاظ ناپسند استفاده نکنید.

* همیشه از واژه ی "ما" به جای "من" استفاده کنید.

* به جای جمله ی "بفرمایید بنشینید" بگوئید "خواهش میکنم بفرمائید بنشینید".

* در راهروها با صدای بلند صحبت نکنید.

* پای تلفن نباید با صدای بلند صحبت کرد.

* با اعتماد به نفس، صدای رسا و جذاب صحبت کنید.

* قدرت تشکر کردن را کسب کنید.

* همیشه لبخند بزنید.

* کنترل خود را از دست ندهید.

* به دیگران خیره نشوید.

* کسی که نتواند احساسات خودش را کنترل کند نمیتواند پولش را کنترل و مدیریت بنماید.

* وقتی با کسی صحبت میکنید و به او نگاه میکنید، هرچند ثانیه چشم را از طرف مقابل بردارید و دوباره نگاه کنید.

* صحبت هیچکس را قطع نکنید.